Als je vorige week in de binnenstad van Leiden bent geweest, moet je zijn opgevallen dat er allemaal mensen met keycords verwonderd door de stad liepen en overal blauw-rode panelblokken stonden van ICAS 11 als wegwijzers. Hoe deze week er voor mij uit zag als vrijwilliger op de conferentie, ga ik je in deze blog vertellen. (Wat ICAS is, heb ik uitgelegd in mijn vorige blog, en kun je hier teruglezen.)

‘Taken’ als vrijwilliger

De eerste dag stond ik bij de aanmeldingsbalie bij het Kamerlingh Onnes Gebouw. Hier kregen bezoekers en sprekers hun naambadge en stoffen ICAS-tasje met een uitgebreid programma in een dik boekwerk. In letterkaartbakken zochten we naar de naambadges met de meest uiteenlopende achternamen, waaruit bleek dat de mensen echt van over de hele wereld naar Leiden waren gekomen. Het was erg leuk om het eerste aanspreekpunt te zijn en de mensen zo goed mogelijk te helpen. Gaandeweg de dag werd de rij steeds minder lang en konden we ook meer kletsen met de vrijwilligers onderling. Dit was erg gezellig en ik merkte dat dit – niet erg verrassend – veel studenten van Azië Studies waren.

Deze dag was ook de opening in de Hooglandse Kerk. Het drong steeds verder tot me door hoe groots deze conferentie eigenlijk was, toen de kerk volstroomde. In de welkomstpraatjes werd het belang van het evenement mij steeds duidelijker: het bijeen brengen van academici die onderzoek doen op het gebied van Asian studies om nodige ontwikkelingen in het vakgebied te faciliteren. Met andere vrijwilligers die ik die dag had ontmoet, hebben we hier heerlijk geborreld en van de luxe hapjes genoten. Natuurlijk hielpen we deelnemers met vragen zo goed mogelijk aangezien we nog steeds onze rode ICAS-shirts aan hadden.

Panelsessies

De kern van het evenement waren de panels, onderzoekers presenteerden kort hun bevindingen en er was daarna ruimte voor een groepsdiscussie. Als vrijwilliger werd je bij panels ingedeeld om technische ondersteuning te bieden in de collegezalen aan de sprekers. Dit kwam er in praktijk vooral op neer dat je de tijd een beetje in de gaten moest houden en kon helpen met het afstellen van het volume van de microfoon als die werd gebruikt. De meeste professoren hadden zelf al veel ervaring met colleges geven en hadden zelf alles al goed onder controle.

Hiernaast was er tijd om mee te doen aan de andere activiteiten. Ik ben meegegaan op een ‘Asia Walking Tour’ die werd aangeboden via uitgever Brill, en heb een interessante filmsessie bijgewoond over kunstenaars die identiteit in Hongkong bevragen. Ook hoorde ik van mede-vrijwilligers dat de rondleidingen die ze gaven in de Asian Library erg geslaagd waren.

Afsluiting in de Stadsgehoorzaal

Toen ik me verwonderde over de hoge prijzen voor deelname aan het congres zei iemand, ‘bij een medisch congres staat er nog wel een nulletje achter’. Gaandeweg de week vond ik de prijs inderdaad gerechtvaardigd toen ik zag wat er allemaal was georganiseerd. De reacties van deelnemers waren erg positief, de sfeer was erg goed en er werd druk genetwerkt. Als vrijwilligers hadden we niets te klagen, naast het kunnen deelnemen aan de activiteiten kregen we een vergoeding en lunches. Het hoogtepunt voor mij was wel het eindfeest in de Stadsgehoorzaal! In de grote zaal was live muziek van een jazzy band en er werd ook veel gebruik gemaakt van de Karaoke-bar in een zijzaaltje. Dit belooft wat voor de 444-viering van Geesteswetenschappen in september dat hier plaatsvindt! Hiervoor zijn alle medewerkers en studenten aan de faculteit Geesteswetenschappen uitgenodigd.. komen dus!

Super bedankt IIAS en ICAS voor deze week! Misschien tot op de volgende editie in Kyoto (2021). Doe je zelf onderzoek met een Azië-connectie? Hier kun je alle onderwerpen terugvinden van de panelsessies om bij relevante artikelen te komen.