‘New year, new me’. Klinkt dat bekend? Mijn voornemen voor 2020 is om mijn planning en agenda op een rijtje te zetten: ik ga voor orde in de chaos in mijn hoofd. Dit probeer ik echter al jaren. Het spreekt voor zich dat het mij nog steeds niet is gelukt om een methode te vinden die werkt. Maar met mijn jarenlange experimenten kan ik jullie wel vertéllen over mijn ervaringen. Dus daarom de superprofessionele onderzoeksvraag: moet ik een papieren of digitale planner gebruiken om mijn taken te organiseren?

Digitale planners

De discussie bestaat al sinds het digitale tijdperk. Digitale planners zouden minder goed voor je zijn dan papieren agenda’s. En inderdaad, de agenda-functie in mijn telefoon werkte absoluut niet. Ik vergat het bij te werken en raakte voortdurend afgeleid door binnenkomende berichtjes. Daarnaast geeft deze agenda-functie geen overzicht van de komende week of maand, terwijl ik juist dat overzicht nodig heb om de chaos te bedwingen.

Natuurlijk is de agenda-functie op je telefoon niet de enige digitale planner. Ik zal ze niet bij name noemen, maar er zijn waanzinnig veel digitale planners beschikbaar. Eén ding hadden ze gemeen: ik werd er helemaal akelig van. Dit had verschillende redenen. De één had een hele drukke opmaak met special effects en kleurtjes en animaties, en dat leidde mij allemaal af. De ander stuurde veel te veel notificaties, waardoor ik in de stress raakte. Een derde liet de zogenoemde tasks verdwijnen zodra de deadline verstreken was, zelfs als ik de taak nog niet af had. Ik denk dan ook dat het grootste nadeel van digitale planners hun ontwerp is: grafisch ontwerp moet flex zijn (bij gebrek aan een betere term), maar voor een agenda werkt dat averechts.

Het voordeel van een digitale planner is dat je het makkelijk kunt delen. Bijvoorbeeld als je moet samenwerken kun je van zo’n planner gebruik maken. En het maakt niet uit waar je bent, je kunt altijd de digitale planner bekijken. Het is daarmee flexibeler en gebruiksvriendelijker dan een papieren versie. Zwaarwegende voordelen, zelfs als het grafisch ontwerp van de planner nog wat te wensen overlaat.

Papieren planners

Een papieren planner heeft ook z’n nadelen. Ik had een tijd dat ik voor alles een apart to-dolijstje maakte. Op een gegeven moment had ik er zo veel dat ik niet meer wist welk lijstje voor welke dag was. Ik raakte er dus minder georganiseerd van, en mijn bureau stroomde over van volgekrabbelde papiertjes en notitieblaadjes. Zelfs een notitieboek dat ik alleen maar gebruikte voor to-dolijstjes hielp weinig: het kostte veel te veel tijd om die iedere dag bij te werken.

Die to-dolijstjes droegen ook niet bij aan de ‘standaard’ agenda waar ik mee werk. Daarin noteer ik al mijn afspraken, deadlines en opdrachten. Dat is dus eigenlijk al een to-dolijst op zich, maar dan toegespitst per dag. Omdat de to-dolijstjes niet bleken te werken, was het tijd voor verandering. Ik heb iets nodig waarmee ik een overzicht creëer van alles wat ik moet doen. En ik denk dat ik mijn methode gevonden heb!

Of… allebei!

Nu gebruik ik een combinatie van papieren en digitale planners. De papieren agenda gebruik ik nog steeds voor alle afspraken. Dat is mijn ‘algemene to-dolijst’: alles wat ik moet doen, alles wat ik afspreek, staat daarin. Naast mijn agenda maak ik een planning op papier per week. Deze planning maak ik voor het gehele blok, dus tot aan de tentamens. In de blokplanner (zoals ik hem altijd noem) geef ik op welke momenten ik colleges, training of werk heb. Zodra dat vaststaat, kan ik gaan plannen wanneer ik begin met samenvatten en leren voor tentamens. Maar in de blokplanning rekene ik geen studie-opdrachten mee: dat staat gewoon in mijn agenda.

En dan, als derde onderdeel van mijn chaosbedwingende proces, heb ik eindelijk een digitale planner gevonden die mij rust geeft. Het heet MeisterTask, en het is zowel een app als een website. Dit is een planner die mijn niet opjaagt met duizenden notificaties, en het grafisch ontwerp is erg prettig. In MeisterTask zet ik dezelfde dingen als in mijn agenda (dus alle kleine studie-opdrachten, alle afspraken en alle deadlines), maar één ding doe ik anders. Mijn agenda gaat per dag. Mijn MeisterTask gaat per onderwerp. Zo kan ik al mijn taken verdelen per studie, of indelen op prioriteit. Is het een overbodig extra to-dolijstje? Misschien. Maar mijn bureau blijft nu op z’n minst leeg van papieren rommel!

Een screenshot van het scherm van MeisterTask

Het antwoord op de superprofessionele onderzoeksvraag is: gebruik een combinatie van beiden. Ik hou ervan om papieren planners te gebruiken, zodat ik kan schrijven, scheuren en kleuren. Dat werkt voor mij. Maar een digitale planner is makkelijk op te ruimen en bij te houden. Door zowel digitale als papieren planners te gebruiken, combineer ik de best of both worlds. En zelfs Hannah Montana wist al dat dat ideaal was!